529/2026 Art. 13Valtion viranomaisten asiakirjojen siirtäminen kansalliseen arkistotietovarantoon

Julkisuuslain 4 §:n 1 momentin 1 ja 2 kohdassa tarkoitettujen viranomaisten sekä niiden asettamien mainitun momentin 8 kohdassa tarkoitettujen toimielinten on siirrettävä arkistoitavat asiakirjat ja tietoaineistot sähköisessä muodossa kansalliseen arkistotietovarantoon.

Edellä 1 momentissa tarkoitetusta siirtovelvollisuudesta tai sähköisestä muodosta voidaan poiketa välttämättömien turvallisuusluokiteltavien asiakirjojen käsittelyä koskevien vaatimusten tai muiden tietoturvallisuusvaatimusten vuoksi tai, jos se on tarpeen muun asiakirjan tai tietoaineiston luonteeseen liittyvän erityisen syyn vuoksi. Sähköiseen muotoon muutetut asiakirjat siirretään myös alkuperäisessä muodossa, jos niiden alkuperäiseen muotoon liittyy erityistä arvoa.

Kansallisarkisto päättää 1 momentissa tarkoitettua viranomaista tai toimielintä kuultuaan siirron ajankohdasta. Siirto voidaan toteuttaa tiedonhallintalain 21 §:ssä tarkoitetun säilytysajan kuluessa. Viranomainen tai toimielin vastaa asiakirjojen ja tietoaineistojen siirtokuntoon saattamisesta, siirron toteuttamisesta ja siitä aiheutuvista kustannuksista. Siirron voi toteuttaa yhteisestä tietovarannosta tai tietojärjestelmästä vastaava viranomainen.

Kansallisarkisto voi antaa tarkempia määräyksiä 3 momentissa säädettyjen asiakirjojen ja tietoaineistojen siirtokuntoon saattamisen ja siirron teknisistä toteuttamistavoista.