Beheersregeling documentaire informatieverzorging Infrastruc Art. 4Identificatie en registratie van records

1 Het hoofd van een archiefvormend orgaan is er verantwoordelijk voor dat de identificatie van records ten minste plaatsvindt op basis van de bedrijfsvoerings- en verantwoordingsbelangen van dat orgaan.

2 Records worden direct na ontvangst of voor verzending ten minste voorzien van een uniek registratiekenmerk. Dit kenmerk wordt tezamen met de in het derde en vierde lid genoemde kenmerken vastgelegd.

3 Bij de registratie van records worden ten minste de verplichte kenmerken van het geldende metagegevensschema opgenomen.

4 Ingekomen stukken waarvoor afdoeningstermijnen gelden, worden bij de registratie voorzien van de termijngegevens voor de afhandeling.

5 Het ontsluiten van de inhoud van de records wordt zodanig verricht, dat het gebruik van deze gegevens in combinatie met andere informatiebronnen van het ministerie mogelijk is.