Archiefbeheersregeling voor het College voor de Toelating va Art. 4Documentregistratie

1 Archiefbescheiden worden direct na ontvangst of voor verzending zodanig geregistreerd dat aan de wettelijke eisen wordt voldaan.

2 Hiertoe worden van de archiefbescheiden ten minste de onderstaande kenmerken geregistreerd: – uniek registratienummer; – afzender of geadresseerde; – door afzender of behandelaar gegeven datum en nummer; – datum van binnenkomst; – onderwerp; – afdoeningstermijn; – behandelend medewerker; – dossiernummer (van dossier waarin document wordt ingevoegd); – werkprocesnummer uit het basisselectiedocument (BSD) van het college; – relatie met andere documenten.

3 Door de beheerder kunnen documenten van gering belang van registratie worden uitgezonderd.

4 Elektronische post die voor registratie in aanmerking komt, wordt afgedrukt en voorzien van de registratiecode in het dossier gevoegd.

5 Voor registratie in aanmerking komende ingekomen archiefbescheiden mogen niet in behandeling worden genomen alvorens zij zijn geregistreerd.