Võru linna ametiasutuse ja tema hallatavate asutuste ühtne a Art. 2Terminid

Korras kasutatakse termineid järgmises tähenduses:

1) asjaajamine on dokumentide koostamise, vormistamise, registreerimise, süstematiseerimise, menetlemise ja säilitamisega seotud tegevus;

2) asutuste ühtne dokumendihaldussüsteem on dokumendisüsteemide, andmekogude, reeglite ja abivahendite süsteem, mis on mõeldud linna asutuste ühtse dokumendiregistri pidamiseks, dokumentide menetlemiseks ja õigusaktide ning dokumendiregistri avalikustamiseks;

3) dokument on mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks;

4) dokumendi metaandmed on dokumendi konteksti, sisu ja struktuuri ning nende ajas haldamist kirjeldavad andmed;

5) dokumendihaldus on organisatsiooniliste ja infotehnoloogiliste vahendite abil loodud asutuste asjaajamist toetav halduse ala;

6) dokumendisüsteem on infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente ning võimaldatakse neile kestvat juurdepääsu;

7) digitaaldokument on elektrooniliste seadmete abil loodud ning andmekandjale talletatud digitaalallkirjastatud dokument, millel on teabe- ja tõestusväärtus;

8) dokumendiregister on dokumendihaldussüsteemi osa, andmekogu, mis võimaldab dokumente arvestada liigi, numbri, kuupäeva, sisu, saabumise või väljasaatmise aja, väljaandja, saatja, sarja või muude andmete alusel;

9) dokumendimall on dokumendi näidisvormingu järgi kujundatud fail või veebivorm, mis dokumenteerimisel täidetakse sisulise informatsiooniga.