Beheerregeling documentaire informatie Stimuleringsfonds Cre Art. 8Dossiervorming

1 Ordening van de documentaire informatie vindt proces gebonden plaats. Alle documenten die op basis van de inhoud een logisch oorzakelijk verband kennen, worden samengevoegd tot een dossier zodanig dat: a. De documentaire informatie binnen een redelijke termijn kan worden gevonden; b. de documentaire informatie binnen redelijke termijn leesbaar of waarneembaar te maken is en c. de selectie, bedoeld in artikel 11 , op eenvoudige wijze kan plaatsvinden.

2 Het afdelingshoofd bepaalt aan de hand van de werkprocessen welke documenten een dossier uiteindelijk moet bevatten om volledig te zijn en welke documenten moeten worden gearchiveerd. Het afdelingshoofd is in zijn hoedanigheid van gegevenseigenaar ook eindverantwoordelijk voor de volledigheid en de integrale kwaliteit van de dossiers.