1397/2016 ст. 62Sähköinen tietojenvaihto hankintamenettelyssä

Tarjoukset ja osallistumishakemukset sekä muu hankintamenettelyyn liittyvä tietojenvaihto on toimitettava sähköistä muotoa käyttäen. Sähköisessä muodossa tapahtuvassa viestinnässä käytettävien välineiden ja laitteiden sekä niiden teknisten ominaisuuksien on oltava syrjimättömiä, yleisesti saatavilla ja yhteentoimivia yleisesti käytössä olevien tieto- ja viestintäteknologisten tuotteiden kanssa, eivätkä ne saa rajoittaa toimittajien mahdollisuuksia osallistua hankintamenettelyyn. Hankintayksikön on ilmoitettava hankintailmoituksessa tai tarjouspyyntöasiakirjoissa tietojenvaihtoa koskevista mahdollisista vaatimuksista.

Edellä 1 momentissa säädetyn estämättä hankintamenettelyyn liittyvä tietojenvaihto voidaan toimittaa postitse tai muulla soveltuvalla toimitustavalla taikka näiden ja sähköisten välineiden yhdistelmänä, jos: 1) hankinnan erityisluonteen vuoksi sähköisten viestintämuotojen käyttö edellyttää erikoisvälineitä, -laitteita tai tiedostomuotoja, joita ei ole yleisesti saatavilla tai joita yleisesti saatavilla olevat sovellukset eivät tue; 2) tarjousten tekemisessä käytetty sovellus käyttää tiedostomuotoja, joita ei voida käsitellä millään muulla avoimella tai yleisesti saatavilla olevalla sovelluksella tai jota tarjoaja ei voi sovellusten lisensointiin liittyvistä syistä antaa hankintayksikön saataville latausta tai etäkäyttöä varten; 3) sähköisen viestintämuodon käyttö edellyttää erikoislaitteita, joita ei ole yleisesti hankintayksikön saatavilla; 4) hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä vaaditaan toimittamaan fyysinen malli tai pienoismalli, jota ei voida toimittaa sähköisesti; 5) muiden kuin sähköisten viestintämuotojen käyttö on tarpeen sähköisten viestintämuotojen turvallisuuden loukkauksen vuoksi; 6) muiden kuin sähköisten viestintämuotojen käyttö on tarpeen hankintamenettelyssä käsiteltävien tietojen erityisen arkaluonteisuuden suojaamiseksi, eikä suojaamista voida riittävällä tavalla varmistaa käyttämällä sähköisiä välineitä ja laitteita, jotka ovat toimittajien yleisesti saatavilla tai jotka voidaan saattaa näiden saataville 63 §:ssä tarkoitetulla tavalla.

Hankintayksikön, joka toimittaa hankintamenettelyn tietojenvaihdon muita kuin 1 momentissa tarkoitettuja sähköisiä viestintävälineitä käyttäen, on esitettävä syyt sille 123 §:ssä tarkoitetussa hankintapäätöksessä tai 124 §:ssä tarkoitetussa hankintamenettelyä koskevassa erillisessä kertomuksessa.

Hankintayksikkö voi 1 momentissa säädetyn estämättä toimittaa hankintamenettelyyn liittyvän tietojenvaihdon suullisesti edellyttäen, että suullisen viestinnän sisältö dokumentoidaan riittävällä tavalla. Tarjouspyyntöjä ja muita hankinta-asiakirjoja, osallistumishakemuksia ja tarjouksia ei kuitenkaan saa toimittaa tai vaatia toimittamaan suullisessa muodossa. Erityisesti sellainen suullinen viestintä tarjoajien kanssa, joka saattaa vaikuttaa merkittävästi tarjousten sisältöön ja arviointiin, on dokumentoitava riittävästi ja asianmukaisin välinein.