C.jud. Art. 763ter

§ 1er. L'utilisation de la vidéoconférence en matière judiciaire a pour finalité de permettre à une ou plusieurs personnes ou, le cas échéant, à leurs représentants ou à des membres de la juridiction, de comparaitre, participer ou de siéger à une audience à distance dans les conditions fixées par la présente section.

§ 2. Le système de vidéoconférence est géré par le comité de gestion du Registre central des décisions de l'ordre judiciaire et du système de vidéoconférence de la Justice, visé à l'article 782, § 6, ci-après dénommé "le gestionnaire".

Les représentants visés à l'article 782, § 6, alinéa 2, 4°, ont voix délibérative pour ce qui concerne l'utilisation des moyens, les aspects techniques et les parties du système de vidéoconférence accessibles au public, pour autant que ces dernières n'aient aucune incidence sur le contenu de l'audience. Ils siègent comme observateur dans les matières qui portent uniquement sur le fonctionnement interne de l'ordre judiciaire.

Le gestionnaire met en place, gère et contrôle le fonctionnement du système de vidéoconférence. Il a plus spécifiquement pour mission:

1° de surveiller le respect des objectifs du système de vidéoconférence;

2° de superviser le fonctionnement du système de vidéoconférence, y compris la supervision de la politique d'accès et d'en exercer le contrôle;

3° de superviser l'infrastructure technique du système de vidéoconférence;

4° de rapporter régulièrement sur le fonctionnement du système de vidéoconférence et sur l'exercice des missions visées aux 1° à 3° ;

5° d'autoriser par écrit et de manière conditionnelle l'accès visé à l'article 759/2, alinéa 6.

Le rapport visé à l'alinéa 3, 4°, est déposé annuellement auprès du ministre de la Justice et du délégué à la protection des données visé au paragraphe 3, alinéa 2. Le rapport est public.

§ 3. Les entités représentées au sein du gestionnaire visées à l'article 782, § 6, alinéa 2, 1° à 4°, agissent, pour ce qui concerne le système de vidéoconférence, en qualité de responsables conjoints du traitement, au sens de l'article 4, 7), et conformément à l'article 26 du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données), ou, le cas échant, au sens de l'article 26, 8° et conformément à l'article 52 de la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel.

Les responsables conjoints du traitement désignent, de concert, un délégué à la protection des données.

Les entités visées à l'alinéa 1er n'assument pas de responsabilité de traitement dans les matières dans lesquelles elles siègent comme observateur.

Quiconque participe, à quelque titre que ce soit, au traitement des données visées au paragraphe 4, alinéa 1er, ou a connaissance de telles données en raison de sa fonction, est tenu d'en respecter le caractère confidentiel. Le non-respect de cette obligation est puni conformément à l'article 458 du Code pénal.

§ 4. L'utilisation du système de vidéoconférence requiert le traitement des catégories de données suivantes:

1° Pour chaque personne physique:

a) les nom et prénom(s);

b) la qualité en laquelle il est participé à l'audience;

c) le cas échéant, la date et le lieu de naissance;

d) le cas échéant, le domicile ou pour les membres de l'ordre judiciaire, l'adresse de service ou l'adresse à laquelle ils exercent habituellement leur profession;

e) le cas échéant, le numéro de registre national ou de registre bis;

f) le cas échéant, le numéro d'entreprise de l'entreprise qu'il représente;

g) le cas échéant, l'adresse du siège de l'entreprise qu'il représente;

h) le cas échéant, la référence unique de l'avocat;

2° pour chaque utilisateur, les métadonnées générées par la connexion au système de vidéoconférence;

3° l'image et la voix des personnes participant à l'audience;

4° les données, y compris celles à caractère personnel, communiquées au cours de l'audience;

5° les données relatives à l'audience à laquelle il est participé et le numéro d'identification unique du dossier qui y est traité.

L'alinéa 1er, 1°, c) et e) à h), ne s'applique pas aux membres de l'ordre judiciaire.

Le Roi précise, après avoir recueilli l'avis du gestionnaire, les données relatives aux catégories susmentionnées, traitées dans le cadre de l'utilisation du système de vidéoconférence.

§ 5. Sauf exceptions prévues par la loi, les données visées au paragraphe 4, alinéa 1er, 1° et 2°, sont conservées par le gestionnaire jusqu'à épuisement de toutes les voies de recours ordinaires ainsi que le pourvoi en cassation, à des fins de contrôle ultérieur et de preuve de la participation effective d'une personne à l'audience. Les données visées au paragraphe 4 sont également conservées pour une durée de cinq ans à des fins de statistique dans le but d'évaluer le système de vidéoconférence et son utilisation.

L'accès aux métadonnées visées au paragraphe 4, alinéa 1er, 2°, n'est autorisé que:

1° au gestionnaire, pour l'exécution des missions visées au paragraphe 2, alinéa 3;

2° aux parties qui comparaissent par vidéoconférence, chacune pour ce qui la concerne.