Regeling documentair informatiemanagement VWS 2015 Art. 18, Duurzaamheid

1 Documentaire informatie wordt tot het tijdstip van vernietiging dan wel het tijdstip van overbrenging naar het Nationaal Archief in goede materiële en toegankelijke staat gehouden.

2 Als de dragers en de beheermaterialen van permanent te bewaren documentaire informatie onvoldoende duurzaam zijn om na honderd jaar zonder noemenswaardige achteruitgang raadpleegbaar te zijn, worden deze dragers vervangen.

3 Indien besturingsprogramma’s, toepassingsprogrammatuur en apparatuur wijzigen, in onbruik raken of worden vervangen en daardoor niet meer voldoen aan de eisen zoals gesteld in de Archiefregeling , draagt het hoofd van een archiefvormend onderdeel zorg voor de toepassing van conversie, migratie of emulatie.

4 Het archiefbeherend onderdeel is verantwoordelijk voor een adequate digitale duurzaamheidsstrategie voor het eigen archiefvormend onderdeel.

5 Het archiefbeherend onderdeel stelt een verklaring van conversie, migratie of emulatie op voor het eigen archiefvormend onderdeel. In deze verklaring staat minimaal: a. een specificatie van de documentaire informatie waarop conversie, migratie of emulatie is toegepast; b. een specificatie van de manier waarop getoetst is of de conversie, migratie of emulatie is toegepast conform de eisen van de Archiefregeling , en het resultaat van deze toets.

6 De verklaring van conversie, migratie of emulatie wordt ondertekend door het hoofd van het archiefvormend onderdeel of een door hem aangewezen ambtenaar.