Pravilnik o registru društev, registru podružnic tujih društ Art. 9

V zbirki listin registra društev, registra podružnic tujih društev ter evidence društev v javnem interesu se listine vodijo posebej za vsak subjekt vpisa v posebnem ovoju, ki se označi zaporedno številko vloge za vpis v centralni register.

Listine, ki se nanašajo na posamezen subjekt vpisa, se v ovoje vlagajo kronološko glede na vpise v register oziroma evidenco, označene s številko zadeve, določene po pravilih pisarniškega poslovanja.

Zbirki listin registra društev in registra podružnic tujih društev se vodita tudi v informatizirani obliki v informacijskem sistemu Lotus Notes, program SPIS, v okviru pristojnega organa, lahko pa tudi v okviru centralnega registra za območje Republike Slovenije. Listine, ki so podlaga za vpis v register, se pretvorijo v elektronsko obliko na optičnih bralnikih. Elektronska listina, ki nastane s pretvorbo pisne listine, mora biti izdelana v PDF ali v večstranskem TIF formatu.

Na način iz prejšnjega odstavka se lahko vodi tudi zbirka listin evidence društev v javnem interesu.